ماذا ينبغي أن تتضمن اتفاقية الجودة مع مورّد المواد الفعالة

قد يجتاز المورّد كل نقاط التقييم ثم يشحن لك مادة لا يمكنك استخدامها، لأن التقييم يخبرك بما يستطيع المورّد فعله، بينما تخبرك اتفاقية الجودة بما التزم بفعله في كل تشغيلة بعد العينة. وفي الفجوة بين الاثنين تعيش معظم مشكلات التوريد.

اتفاقية الجودة، وتسمى أحياناً الاتفاقية الفنية، هي الوثيقة التي تسد تلك الفجوة. فهي تسجّل المسؤول عن كل نشاط جودة بين شركتك ومورّد المواد الفعالة، حتى إذا نشأ سؤال حول تغيير أو انحراف أو نتيجة خارج المواصفة، كان الجواب مكتوباً سلفاً لا متفاوضاً عليه تحت الضغط. وهي مملة في الصياغة، لا تقدّر بثمن أول مرة يقع فيها خطأ. والقيمة الحقيقية لها لا تظهر في اليوم الذي توقّعها فيه، بل في اليوم الذي ترجع إليه لتعرف من يتحمل المسؤولية عن مشكلة نشأت في تشغيلة سُلّمت قبل شهور.

ما هي اتفاقية الجودة، وما ليست هي

اتفاقية الجودة تحكم الجودة، أما العقد التجاري فيحكم السعر والكمية وشروط التسليم والدفع. والفصل بينهما مقصود: فمن يتفاوض على السعر نادراً ما يقرر ما إذا كان تغيير مادة بدء يجب أن يصل إلى ملفك التنظيمي، وخلط الوثيقتين يميل إلى دفن شروط الجودة حيث لا يقرؤها أحد في وحدة الجودة. والوثيقتان قد تشيران إحداهما إلى الأخرى، لكن كلاً منهما تعيش حياتها الخاصة وتُراجع على وتيرتها.

وهي أيضاً ليست بديلاً عن التأهيل. فتوقيع اتفاقية مع مورّد لم تقيّمه يلزم الطرفين بعلاقة لم يختبرها أي منهما. تأتي الاتفاقية بعد أن تطمئن إلى قدرة المورّد على أداء العمل، وتثبّت كتابةً كيف سيُدار ذلك العمل. وليست كذلك قائمة رغبات تُملى على المورّد من جانب واحد، بل تفاهم يقبل الطرفان أن يُحاسَبا عليه، ولهذا يستحق أن يُصاغ بعناية لا أن يُنسخ من قالب جاهز.

ما الذي ينتمي إلى الوثيقة

تختلف التفاصيل باختلاف المادة والسوق، لكن قائمة الموضوعات التي ينبغي أن تغطيها الاتفاقية ثابتة إلى حد بعيد. وفيما يلي البنود التي يندم المشتري على إغفال أي منها.

المواصفة والاختبار

حدد المواصفة المتفق عليها بالاسم والإصدار، وقل من يختبر مقابلها. عرّف أي الاختبارات يجريها المورّد ويبلغ عنها في شهادة التحليل، وأيها تعيده أنت عند الاستلام، وكيف تُوفَّق المجموعتان إن اختلفتا. سمِّ دستور الأدوية والمونوغراف حيث ينطبق، وقل ماذا يحدث عند تحديث المونوغراف. واتفق مسبقاً على من يتحمل كلفة إعادة الاختبار عند الخلاف، ومن يحسم الرأي إن بقيت النتيجتان متباعدتين.

ضبط التغيير والإخطار

هذا هو البند الذي يندم المشترون على تركه غامضاً. فالمورّد سيغيّر شيئاً مع الوقت: مصدر مادة بدء، أو خطوة في العملية، أو قطعة معدات، أو طريقة اختبار، أو موقع التصنيع نفسه. على الاتفاقية أن تقول أي فئات التغيير سيخبرك بها، وقبل كم من الوقت، وبأي صورة. ومن المفيد أن تفرّق بين التغيير الطفيف الذي يكفي فيه الإبلاغ، والتغيير الجوهري الذي يستلزم موافقتك قبل تنفيذه. فالتغيير الذي تعرفه بعد شحنه هو تغيير لا يمكنك تقييمه قبل أن يصل إلى مرضاك.

الانحرافات والشكاوى والسحب

قل كيف يخطرك المورّد بانحراف يؤثر في تشغيلة اشتريتها، وكيف ترفع شكوى وما زمن الاستجابة المطبّق، وكيف يُدار السحب عبر الشركتين. وحدد من يقود التحقيق في نتيجة خارج المواصفة، وكيف تصل نتيجته إليك. واتفق على من يحتفظ بعينات المرجع والاحتفاظ، ولأي مدة، فهذه العينات هي ما تعود إليه حين يُطلب دليل بعد فوات الأوان.

التخزين والتغليف والشحن

عرّف التغليف والوسم وشروط التخزين وشروط النقل، وقل من المسؤول عند كل تسليم. وللمادة الحساسة للحرارة، اذكر المراقبة المتوقعة أثناء النقل وماذا يحدث لشحنة تتجاوز نطاقها. ووضّح نقطة انتقال المسؤولية بين الطرفين، لأن الغموض هنا يتحول إلى نزاع عند أول شحنة تصل في حالة مشكوك فيها.

حقوق التدقيق والوصول

سجّل حقك في تدقيق الموقع، وكم من الإشعار يلزم، وهل يمكن لتدقيق عن بُعد أو ورقي أن يحل محل زيارة ميدانية في ظروف محددة. واذكر حقك في تدقيق لسبب طارئ خارج الدورة المعتادة إذا برزت مشكلة تستدعيه. وقل من يجوز له التدقيق نيابةً عنك، لأن المشتري العامل عبر موزّع كثيراً ما يعتمد على وصول الموزّع للتدقيق.

السجلات ومدة حفظها

اتفق على ما يحفظه كل طرف من سجلات، وبأي صورة، ولأي مدة، حتى يبقى ممكناً الرد على سؤال يُطرح بعد سنوات من شحن تشغيلة، من وثائق لم يُسمح قط بإتلافها. وحيث تُحفظ السجلات إلكترونياً، اتفق على ضمانات سلامة البيانات التي تجعل السجل موثوقاً به بعد سنوات كما كان يوم أُنشئ.

من يوقّعها، ومتى

اتفاقية الجودة تملكها وحدتا الجودة في الطرفين، لا المشتريات، ويوقّعها من يملك صلاحية إلزام نظام الجودة في كل شركة. ضعها موضع التنفيذ قبل أول تشغيلة تجارية، وراجعها على دورة محددة، وأعد النظر فيها كلما تغيّر نطاق العلاقة. فالاتفاقية التي تسمّي جهة اتصال غادرت قبل عامين، أو إصداراً من المواصفة تجاوزه الزمن، أسوأ من عدمها، لأنها تدعو إلى الاعتماد على شروط لم تعد قائمة. وحيث يقع فاصل مراجعة أو مدة إخطار، تأكد من التوقع الحالي لسوقك ومنتجك بدلاً من نسخ رقم من قالب.

ما الذي يتغير عند الشراء عبر تاجر

شراء مادة فعالة عبر شركة تجارة أو توزيع يضيف طرفاً، وعلى الاتفاقية أن تحسب حسابه. فالمادة تُصنع في موقع تصنيع، والتزامات الجودة المهمة، أي المواصفة والإخطار بالتغيير ووصول التدقيق، تعني في النهاية ذلك الموقع. والترتيب الثلاثي المحكم يوضّح أن الموزّع يمرّر تلك الالتزامات إلى المصنع بدلاً من امتصاصها وتخفيفها، وأن حقك في معلومات المصنع يبقى رغم الحلقة الإضافية في السلسلة. وفهم من يصنع المادة فعلاً، وهو ما نتناوله في مقالنا عن التمييز بين المصنّع والتاجر، هو نقطة البداية لإتقان ذلك.

اتفاقية الجودة هي حيث يتحول تقييم المورّد إلى التزام مستمر، ولهذا نعدّها جزءاً من عمل توريد المواد الفعالة، ونقدّمها منفصلة عبر خدمة الاستشارات. وهي تقترن طبيعياً بأسئلة المستندات التي نتناولها في المستندات التي ينبغي أن يقدّمها مورّد المواد الفعالة.

شركة NJMC Medical Supplies Co., Ltd شركة تجارة واستشارات طبية في نانجينغ بالصين، تورد المعدات الطبية والمستهلكات الطبية والمواد الفعالة الدوائية للمؤسسات الصحية من مصانع في الصين والهند.

أسئلة متكررة