ما الذي يمكن أن يثبته التدقيق عن بُعد على المورّد، وما الذي لا يستطيع إثباته

أصبحت التدقيقات عن بُعد على الموردين أمراً معتاداً حين توقف السفر، وواصل كثير من المشترين الاعتماد عليها لأنها أسرع في الترتيب وأقل كلفة في التنفيذ. يدخل الفريق في مكالمة مرئية، ويعرض المورّد شاشته، وتُطلب الوثائق وتُعرض، وتُحمل كاميرا للتجول في الموقع. وفي النهاية يصدر تقرير، وكثيراً ما تصدر معه موافقة.

هذا التقرير مفيد، لكن بشرط أن يفهم كل من يعتمد عليه نوع الدليل الذي يقف وراءه. فالتدقيق عن بُعد أداة تختلف عن التدقيق في الموقع، لها نقاط قوة مختلفة ونقاط عمياء حقيقية. يصف هذا المقال الممارسة العامة. أما قبول التدقيق عن بُعد لمورّد بعينه، ومتى تُتوقع زيارة ميدانية، فيتوقفان على سوقك ومنتجك ونظام الجودة لديك، فتحقق من الإرشادات الحالية التي تنطبق عليك.

ما الذي يمكن أن يثبته التدقيق عن بُعد على المورّد؟

يكون التدقيق عن بُعد في أقوى حالاته حيثما كان الدليل وثيقة. ففي جلسة جيدة الإدارة يستطيع المدقق أن يقرأ الإجراءات ويرى هل هي سارية ومضبوطة ومعتمدة. ويستطيع أن يختار سجلات دفعات عشوائياً ويتتبع دفعة واحدة من استلام المواد الخام حتى الإفراج عنها. ويستطيع أن يفتح سجل الانحرافات، فيختار منه حالات ويطلب رؤية التحقيق والسبب الجذري والإجراء التصحيحي. ويستطيع أن يطلع على ضبط التغيير والشكاوى وعمليات السحب وملفات تأهيل الموردين وسجلات التدريب وآخر التدقيقات الداخلية.

وهذا يختبر أمراً بالغ الأهمية: هل نظام الجودة موجود فعلاً بوصفه مجموعة سجلات تعمل، وهل يستطيع المسؤولون عنه إيجادها وشرحها والدفاع عنها. فالمورّد الذي لا يستطيع مدير الجودة لديه استخراج انحراف من الربع الماضي، أو لا يقدر على إبراز سجلات دفعاته عند الطلب، قد أخبرك بشيء مهم، سواء كنت في الغرفة أم لم تكن.

المقابلات تبقى فعالة

جزء كبير من التدقيق حوار. فسؤال عامل عن طريقة تنظيف خط الإنتاج، أو سؤال رئيس مراقبة الجودة عما يحدث حين تخرج نتيجة عن المواصفة، ينجح في المكالمة تقريباً كما ينجح وجهاً لوجه. فالتردد، والتناقض بين الأشخاص، والإجابات المقروءة من نص مُعد، كلها تظهر على الشاشة.

ما الذي لا يستطيع التدقيق عن بُعد أن يثبته؟

تنبع حدود التدقيق عن بُعد من حقيقة واحدة: المورّد هو من يتحكم فيما تراه. فالكاميرا تتجه حيث يوجهها المورّد، والوثائق تصل حين يختار، والجولة تسير في مسار خطط له مسبقاً.

• الحالة المادية للموقع. الكاميرا تُسطّح التفاصيل. فتآكل الأسطح، وتلف الحشوات، والغبار في الزوايا، والتكثف، وآثار الآفات، أمور يسهل أن تفوت المدقق ويسهل إبقاؤها خارج الإطار.
• ما يجري حين لا يكون أحد في وضع العرض. في الموقع يستطيع المدقق أن يتوقف عند باب غير مدرج في الخطة، أو ينظر في ركن من المستودع، أو يشاهد تبديل الوردية. أما عن بُعد فكل شيء تقريباً يُعرض عليك ولا تكتشفه بنفسك.
• هل تطابق الوثائق الممارسة الفعلية. قد يكون السجل مكتملاً ومع ذلك يصف عملاً جرى بطريقة مختلفة، أو لم يجرِ أصلاً. ومقارنة دفتر التشغيل بالمعدة التي بجانبه في اللحظة نفسها أصعب بكثير عبر الشاشة.
• هل ترى الموقع الصحيح. الجولة المصورة تُظهر مبنى، لكنها وحدها لا تثبت أنه المبنى المذكور في الشهادة، ولا أن مادتك تُصنع فيه.
• الإشارات الحسية والبيئية. الرائحة والضجيج والحرارة والإحساس العام بالمنطقة النظيفة تخبر المدقق الخبير بالكثير، ولا ينتقل شيء منها جيداً عبر الكاميرا.

متى يكون التدقيق عن بُعد خياراً معقولاً؟

يناسب التدقيق عن بُعد بعض الحالات أكثر من غيرها. فهو أسهل تبريراً مع مورّد تعرفه جيداً، له سجل نظيف وتدقيق ميداني سابق يمكن المقارنة به، حين يكون الغرض مراجعة دورية لا موافقة أولى. وهو مفيد أيضاً بوصفه فرزاً أولياً قبل أن تقرر هل يستحق المورّد زيارة، ومتابعة مركزة للتأكد من إغلاق الإجراءات التصحيحية من تدقيق سابق.

ويكون في أضعف حالاته مع مورّد جديد يصنع مادة حرجة أو عالية الخطورة، ومع موقع له تاريخ من المشكلات، وفي كل حالة يكون السؤال الرئيسي فيها هل يصنع المورّد فعلاً ما يبيعه. وفي هذه النقطة الأخيرة، يعرض مقالنا عن التمييز بين المصنّع والشركة التجارية الفحوص التي لا تعتمد على جولة مصورة.

كيف تحصل على فائدة أكبر من التدقيق عن بُعد؟

لا يكون التدقيق عن بُعد أفضل من التحضير الذي سبقه. وبعض العادات تصنع فرقاً كبيراً. فالمدقق الذي يدخل الجلسة بخطة واضحة، ويعرف مسبقاً أي السجلات يريد رؤيتها وأي الأسئلة يريد طرحها، يخرج بأدلة أكثر بكثير من مدقق ينتظر ما يُعرض عليه.

• أرسل قائمة بالوثائق المطلوبة مسبقاً، ثم اطلب سجلات إضافية أثناء الجلسة تختارها في حينها، حتى لا يمكن تجهيزها كلها سلفاً.
• اطلب جولة مباشرة يحمل فيها الكاميرا شخص تستطيع توجيهه، لا مقطعاً مسجلاً، واطلب رؤية غرف بعينها، ولوحات تعريف المعدات، وبطاقات الحالة.
• اختر دفعة واحدة وتتبعها من بدايتها إلى نهايتها، من استلام المادة الخام مروراً بالإنتاج والاختبار حتى الإفراج، وتحقق من اتساق التواريخ وأرقام المعدات والتواقيع.
• قارن ما تراه بما لديك أصلاً: عنوان الموقع في شهادة GMP، وعنوان التصنيع في الملف التسجيلي، والبيانات الواردة في شهادة التحليل.
• سجّل بوضوح في التقرير أي المجالات قُيّمت عن بُعد، وأيها تعذر تقييمه، وما الذي يحتاج إلى زيارة ميدانية لإغلاقه.

وكثيراً ما تأتي أنفع نتائج التدقيق عن بُعد من مقارنة الوثائق بين مصادرها المختلفة. ويشرح مقالنا عن قراءة شهادة GMP ما تثبته هذه الوثيقة وما لا تثبته.

ماذا ينبغي أن يقول تقرير التدقيق عن حدوده؟

التقرير الأمين لتدقيق عن بُعد يذكر أنه جرى عن بُعد، ويعدد ما فُحص وكيف فُحص، ويسمي المجالات التي لم يستطع تغطيتها. ولا ينبغي أن يُكتب كأنه تقرير ميداني أُضيفت إلى عنوانه كلمة عن بُعد. وإذا كانت الموافقة تستند جزئياً إلى تدقيق عن بُعد، فينبغي أن يذكر ملف المورّد أيضاً متى وكيف ستُفحص النقاط المفتوحة حضورياً، وأن تمنحك اتفاقية الجودة الحق في ذلك.

وللاطلاع على الفحوص الأوسع وراء اختيار المورّد، راجع مقالينا عن المصنّعين والشركات التجارية واتفاقيات الجودة مع موردي المواد الفعالة، وللدعم في التوريد والامتثال، صفحة الاستشارات.

شركة NJMC Medical Supplies Co., Ltd شركة تجارة واستشارات طبية في نانجينغ بالصين، تورد المعدات الطبية والمستهلكات الطبية والمواد الفعالة الدوائية للمؤسسات الصحية من مصانع في الصين والهند.

أسئلة متكررة